Moderna organisationer, särskilt i offentlig sektor, utsätts regelbundet för förbättringsförsök. Politiker och ledningar är oförtröttliga i sina ansträngningar i att finna på olika policies, strategier, regler, standards och metoder som alla enheter inom staten, landstinget eller kommunen skall hålla på med. Målformuleringar, visioner, värdegrunder, utbildningsprojekt, styrdokument och rutiner för allt möjligt skall finnas och åtlydas.

En del av allt detta är förnuftigt. Men ofta är kunskapsbasen tveksam och det blir alldeles för många standards och formella regleringar. Inte sällan motverkas effektivitet.

Jag stöter ofta på folk som på goda grunder är negativa till mycket av – och framförallt mängden av – vad man utsätts för.

Här följer en respons från en klinik som har bra resultat men vars verksamhet man menar närmast saboteras av vad landstingsledningen tvingar på alla enheter utan urskiljning: ”Under vår utveckling har vi fått kämpa mot allsköns påhitt uppifrån … För att få tid arbeta och lösa reella problem har vi tvingats kämpa emot, men det har tagit mycket kraft och arbetsglädje och en hel del eftergifter har varit nödvändiga.” (Överläkare, chef för framgångsrik avd. inom psykiatri.)

Från en annan klinik, som nyligen fått besked om att all personal inom landstinget skall ha en utbildningsdag om HBT- frågor, uttrycktes stor frustration över främst det produktionsbortfall som detta medför. Blir de som till äventyrs är fördomsfulla förbättrade som följd av en utvecklingsdag? Attityder är svåra att påverka. Behöver homosexuella något särskilt bemötande i anslutning till en höftoperation eller behandling av en infektion?

Vid ett möte med ett antal kommundirektörer uttrycktes samfällt stor irritation över alla planer och dokument som måste upprättas och som man sällan har tid att följa upp. Som exempel anfördes jämställdhetsplaner, vilka ”utvecklas och revideras och samlar damm resten av året, om det nu inte är en sommarvikarie på lokaltidningen som i nyhetstorkans tid vill skriva om kommunens jämställdhetsarbete”. Jämställdhetsplaner gjordes mest för att visa upp för utomstående.

Inom skolans område sysslar rektorer med att få fram ett stort antal planer och rutiner inom ett vitt spektrum av områden. Att kunna visa att man har och följer dessa avkrävs, liksom dokumentation för allt vad man gör.

En socialchef beskriver läget som att ”de senaste 10 åren är en explosion av krav på planer, dokumentationer, uppföljningar och utvärderingar. … om du bara har bra planer och rutiner så är det viktigare än att det blir bra för brukarna.”

En personalchef från en större kommun övergick nyligen till en operativ befattning och upptäckte till sin fasa vilken enorm mängd dokument som man förväntades förhålla sig till. Vid ett möte med en större grupp personalchefer sökte han förmedla upplevelsen:

”Vet ni hur mycket dokument vi har tagit fram i (vår kommun) som man ska förhålla sig till i verksamheten. … alltså vänner, vi måste revidera vårt sätt att tänka.”

Inom mitt eget område, universitetet, har man på ett par decennier kraftigt utökat styrning och obligatoriska inslag. Allt möjligt är byråkratiskt reglerat, kursmål skall anges, olika pedagogiska kurser är obligatoriska, studenter skall formellt informeras om allt, långa rättighetslistor och regler för det mesta finns. Min egen fakultet har till och med en krisplan som inkluderar vem man skall vända sig till vid dödsfall eller olycka på arbetsplatsen – som om någon skulle vara betjänt av detta. (Arbetsplatsen är förmodligen jordens säkraste ställe – möjligen kan någon skära sig på papper eller få en överlastad bokhylla vält över sig.)

För anhängare av formalia, tvång och byråkrati är allt detta utmärkt. För den som tror på att allt skall vara väl reglerat och så lite som möjligt skall lämnas till folks professionalitet och omdöme är utvecklingen exemplarisk.

Men nackdelarna är uppenbara. Man får en planfetischistisk offentlig sektor, där folk fostras till att följa formella instruktioner, dokumentera och bocka av att allt på ytan står rätt till. Man checkar ut från ansvar för verksamhetens praktik och resultat. Man gör sådant som man inser (eller borde inse) är enfaldigt, men detta får man fullt godkänt för. Hellre ha en mobbningsplan och ”följa rutiner” än, vilket normalt krävs för resultat, att man tänker och agerar självständigt och kraftfullt – vilket typiskt förutsätter att man inte följer några rutiner. För till exempel en skolledning kan dokumentation av att man har och följer rutiner för problem vara nog – om man sedan försummar att lösa problem är detta inte så allvarligt.

Vi lever i bocka-av-samhället, dominerat av en uppsjö av granskningsmyndigheter med formalia och dokumentationsintresse i ett enkelspårigt blickfång vilka bidrar till att producera en offentlig sektor som ofta är ineffektiv och resursslösande men responsiv ifråga om att leva upp till krav på att allt skall se bra ut, så kallade skyltfönsteraktiviteter.

I detta fostras lydiga organisationsledningar ofta obenägna att stå för en bra praktik. Drivkraften blir att undvika formella fel snarare än att åstadkomma bra resultat. Och de för verksamhetens särart och bästa okänsliga – eller ointresserade – politiker, massmedier och granskningsmyndigheter spär hela tiden på med krav på att strategier, planer, dokument, regler och standardiserade aktiviteter skall finnas och åtlydas.

Vi får vad jag kallar för tomhetens triumf – fina skyltfönster medan substans, praktik och resultat blir mindre viktiga och får stryka på foten.

Populärt

Amnesty har blivit en aktivistklubb

Den tidigare så ansedda människorätts­orga­­­nisa­tionen har övergett sina ideal och ideologiserats, skriver Bengt G Nilsson.

Bengt G Nilsson Samhälle 2025 2

Ofta tror man nog att det kanske blir bättre om alla avdelningar utsätts för samma uppsjö av formella planer och dokumentationskrav och att avdelningsledningar som menar sig tappa energi, resurser och arbetsglädje för att genomföra kontraproduktiva insatser vet mindre än vad politiker, ledningar, staber och konsulter som anammat nya modeidéer och/eller tror att planer och rutiner säkrar bra praktik.

Till saken hör att vi sedan länge lever i ett samhälle där alla grupper och intressen har krav på att synas och bekräftas och där alla risker skall motverkas – genom policies, planer och rutiner. Vi lever också i en tid av våldsam expansion av tveksam expertis – på ledarskap, medarbetarskap, branding, kränkningar, mångfald, arbetsmiljö, coaching, mentorskap, jämställdhet, kvalitet … – som gärna saluför mer eller mindre osäker kunskap, och där okritiska bondfångaroffer lätt blir övertygade om att detta skall alla i landstinget, kommunen, universitetet, myndigheten absolut hålla på med. Vi lever också i granskningssamhället där massmedier, myndigheter och intressentgrupper noga bevakar att alla organisationer lever upp till normen – och kan bocka av att allt görs ”rätt”. Men ju mer planer, rutiner och dokument, desto mindre blir sannolikheten att man kan arbeta med allt detta (eller andra, kanske mer väsentliga frågor) och det slutar med pappersexercis.

En socialchef vars kommun ett år fick ett 25-tal påpekanden vid en inspektion av Socialstyrelsen. Året efter klarade man sig utan påpekanden vid inspektionen. På frågan om man hade ändrat sitt sätt att arbeta blev svaret: ”Nej, men vi har skrivit fram 25 nya rutiner.”

Görs allt formellt rätt, blir mycket substantiellt fel. Den psykiatrienhet som kämpar emot mycket av vad landstinget vill utsätta den för och vill lösa reella problem istället samt åtskilliga organisationsledningar som gör inspektionsmyndigheter missnöjda har nog goda skäl för detta – om man kan visa på goda resultat. Granskningssamhället och dess bocka av att allt ser bra ut-logik och krav på att (okritiskt) göra som alla myndigheter, intressentgrupper och expertinstitutioner förväntar sig sänker offentlig sektor. En radikal omorientering från allt detta och för en ordentlig granskning av praktiker och resultat är angelägen.

Mats Alvesson är professor och organisationsforskare vid Lunds universitet. Han har nyligen utkommit med The Triumph of Emptiness (Oxford University Press) i vilken vår tids förkärlek för välpaketerad yta analyseras.